Kellogg’s de Colombia S.A. es una empresa privada, conformada por capital extranjero, establecida en el mercado colombiano por más de 50 años. La compañía es parte del grupo Kellogg’s de Estados Unidos. En la actualidad, Kellogg’s de Colombia se dedica a la producción y comercialización de cereales listos para el consumo (RTEC) , los cuales llegan a sus consumidores a través de diferentes canales de distribución. Los cereales Kellogg’s que se venden en Colombia son producidos en su gran mayoría en la planta de la ciudad de Bogotá y los demás son importados de las subsidiarias de México y Venezuela. La compañía ofrece al mercado un poco más de 100 referencias de sus productos. Kellogg’s Colombia es una compañía que factura más de US$ 60 millones al año, emplea alrededor de 400 personas y su operación tanto fabril como logística es continua y atendida por varios turnos de personal.

Elementos críticos observados

Kellogg’s con la cooperación de RICOH COLOMBIA identificó en sus procesos de Cuentas por Pagar, una serie de puntos críticos que requerían atención urgente:

• Confidencialidad: documentos extraviados en el proceso.
• Gastos de impresión: más de 100,000 copias al año (facturas de proveedores y órdenes de compra).
• Consecuencias fiscales: al tener que hacer correcciones de declaraciones de impuestos asociadas a facturas no contabilizadas.
• Descontento de los proveedores: demoras en los pagos.
• Elevado procesamiento manual documental.
• Exceso de trabajo administrativo (20,000 horas/hombre anuales).

Solución

El mayor desafío para el equipo técnico integrado por miembros de RICOH Colombia y personal de Kellogg’s era encontrar una solución que no solo resuelva los problemas encontrados, si no
que pueda ser implementada sin afectar los compromisos de la empresa; que no implique riesgos de pérdida de información o interferencia con los sistemas existentes; que sea aceptada por el
personal sin ofrecer mayor resistencia al cambio y que permita ser introducida con el mínimo esfuerzo de entrenamiento en el más corto plazo.
Después de evaluar múltiples alternativas, el equipo decidió rediseñar los procesos fundamentales de Cuentas por Pagar y reorganizar el manejo de los procesos documentarios utilizando
las fortalezas y ventajas de DocuClass:

Componentes integrados que permiten automatizar todos los procesos documentarios.

Configuración modular independiente que simplifica las tareas de configuración y adaptación.

Sistema capaz de interactuar con sistemas existentes sin interferir o demandar costosos trabajos de integración.

“Workflow” capaz de automatizar los procesos de Cuentas por Pagar, reduciendo el número de personal involucrado, de tiempos de proceso, eliminar los cuellos de botella, mejorar los mecanismos de control y notificaciones internas, cumplir con los compromisos acordados con los proveedores y disponer de la información oportuna para el pago de impuestos.

Elevados niveles de seguridad tanto para el acceso a la totalidad o segmentos del sistema, como para el manejo, y distribución de los documentos.

La integración con los equipos multifuncionales RICOH, reducía costos en la adquisición de escáneres y permitía la captura descentralizada de documentos.

Su interfaz altamente intuitiva, no solo permitía reducir los costos de entrenamiento si no que evitaba generar resistencia a la adopción del nuevo sistema por parte de usuarios y administradores.

Estructura modular que permite fácil y rápida implementación estratégica, y progresiva a bajo costo, y sin complicaciones para la expansión.

Costo razonable con elevado retorno (costo/beneficio), siendo ideal en tiempos de crisis financiera. Identificados los problemas, y definidas las expectativas de la empresa, el
equipo diseñó el sistema, preparó el plan de implementación que incluía la evaluación de la infraestructura existente, el rediseño de los flujos de trabajo, las políticas de seguridad,
entrenamiento, corrida de pruebas en prototipo hasta la aprobación final e implementación. El sistema fue implementado en forma sencilla, ágil en un tiempo record de 2 meses, por lo cual ha merecido la aprobación, satisfacción total de la empresa, del personal, y de los proveedores.

Beneficios

• Incremento notable de la eficiencia y efectividad en Cuentas por Pagar:
• Eliminación de los riesgos legales (no más pérdida de documentos y mayor seguridad).
• Ahorro de más de US$ 50,000 anuales en impresión de documentos.
• Eliminación de los riesgos tributarios y mejora del proceso fiscal e impositivo.
• Incremento de la satisfacción de los proveedores al eliminar las demoras en los pagos.
• Ahorro por más de 20,000 horas hombre anuales en el manejo y manipulación física de documentos.
• Elevado retorno de inversión con impresionante coeficiente de costo-beneficio.
• Disponibilidad de mecanismos de auditoría y notificaciones para identificar al instante cualquier desviación de los procesos y adoptar medidas correctivas.
• Oportunidad de expandir los beneficios a otras áreas de la empresa.
• Tal como lo expresan los miembros del equipo de implementación, “logramos los beneficios que nos habíamos planteado en la evaluación del producto. Los resultados
  fueron concretos y alcanzamos lo que nos habíamos propuesto gracias a DocuClass y RICOH”.