Con un plantel de 2,200 empleados, en 80 localidades en el Condado de Allegheny, Pensilvania, el Allegheny Intermediate Unit (AIU) es una dependencia del Departamento de Educación de
Pensilvania que alberga 130 diferentes programas, ofreciendo una gran variedad de servicios educativos a 42 distritos escolares suburbanos.

Retos Empresariales

Los empleados de AIU se sentían frustrados. A pesar de pasar cientos de horas de procesando facturas y órdenes de compra, al personal le resultaba difícil recuperar los registros financieros
importantes, más aún, los documentos originales estaban fuera de lugar. Los empleados a menudo recurrían al almacenamiento de registros duplicados en sus propios escritorios. Demasiado
tiempo y esfuerzo se gastaron en un intento de gestionar los documentos de dicha Agencia.

Educación Alternativa

Es un programa complejo con varias fuentes de financiación distribuidos geográficamente en diez localidades distintas. El Programa de Educación Alternativa tenía una necesidad imperiosa de implementar alguna solución para gestionar sus documentos.

Cuentas por Pagar

Con el éxito en el Programa de Educación Alternativa, el proyecto piloto DocuClass fue ampliado al Departamento de Cuentas por Pagar.
Responsable de la gestión de 130 programas, cada uno con requisitos únicos de codificación. Los empleados en cuentas por pagar a menudo tenían dificultades para identificar las facturas
originales para cada programa. Las compras aprobadas y los controles a veces no podían ser vinculadas, y el proceso de recuperación de documentos producía grandes pérdidas de tiempo.

Retorno de la Inversión

DocuClass ha reducido en gran medida la cantidad de tiempo necesario del personal para procesar documentos. Ahora los documentos de los procesos de aprobación son manejados a la
perfección por el flujo de documentos definido. Los Departamentos saben quién específicamente aprueba los documentos y cuándo, ya que toda la información se registra electrónicamente. Con sólo pulsar un botón, DocuClass obtiene y actualiza todos los datos financieros directamente sobre los documentos adecuados, eliminando la entrada de datos manual. Los problemas de comunicación también han sido minimizados porque el personal puede compartir documentos y comunicarse instantánea y automáticamente, y el uso de archivadores ha disminuido drásticamente.