Es de las principales notarías del Perú, la Notaría Paino, está en constante búsqueda de soluciones que ayuden a optimizar la atención a sus clientes. Por eso, se propuso automatizar los procesos de consulta de la documentación física, correspondiente al área de compras-ventas de bienes. Para realizar las consultas, tenían que acudir a los expedientes físicos que mantenían en custodia en lugar remoto, esta acción de búsqueda les demandaba demasiado tiempo, afectando su productividad, y por consiguiente al servicio a sus clientes.

Solución

La Notaría Paino, decidió adquirir la solución de Gestión Documental DocuClass, dado que ofrecía todas las funcionalidades necesarias para atender las necesidades actuales, y futuras. DocuClass, le permite organizar toda la información de los clientes de manera segura, y práctica, acceder a la información de manera inmediata, automatizar los procesos de digitalización así como minimizar los tiempos, y errores de indexación.

DocuClass, ha sido implementada para ayudar a la notaría en 3 puntos claves en el manejo de la información:

Digitalización de los expedientes.

Consultas a la información.

Integración con el sistema interno.

Actualmente ya se encuentran implementados los escenarios de digitalización por cada grupo documental, lo que hace que se aproveche la tecnología (separación y clasificación automática así
como la ejecución de una consulta a los sistemas de la notaría para traer la información automáticamente), para que la intervención del operador sea mínima indispensable, una vez que la información ya se encuentra en DocuClass, se tienen varios frentes para poder gestionarla:

Acceso vía el componente Windows de DocuClass.

Acceso vía el componente Web de DocuClass.

Acceso a través del sistema ERP de Notaría Paino (integración con DocuClass).

Mejoras Continuas

Actualmente, la Notaría Paino, ha empezado a evaluar la posibilidad de expandir el alcance de la solución DocuClass, teniendo como planes inmediatos:

Incorporar la información de RR.HH. Creación del expediente electrónico, donde se le brindará el servicio de consultas a los bancos con los que trabaja, esta nueva manera de integrar la información con sus principales socios, permitirá facturarles a los bancos según el número de consultas que realicen.