En la era actual de la transformación digital, diversas organizaciones se enfrentan a la disyuntiva de continuar utilizando procesos basados en papel o implementar soluciones digitalizadas; este cambio se basa principalmente en la operatividad, sostenibilidad, eficiencia y seguridad de las empresas.
A través de la presente comparativa, indagaremos si la digitalización es realmente mejor que el papel y cómo soluciones como nuestro gestor documental pueden ser aliadas clave en esta transición.
El uso del papel en los procesos empresariales puede parecer simple y tangible, pero a menudo es sinónimo de ineficiencia. Estudios indican que los empleados pasan alrededor del 30% de su tiempo buscando documentos físicos; el desprecio de tiempo se ven reflejados en niveles de productividad, retrasos en la toma de decisiones y, en última instancia, pérdidas económicas.
Por otro lado, la digitalización permite un acceso rápido y centralizado a la información. Por ejemplo, DocuClass permite almacenar documentos de manera electrónica, indexarlos y categorizarlos para facilitar su recuperación en cuestión de segundos. Ello se refleja en una mejora del 40% en la productividad general, según informes de empresas que han adoptado sistemas de gestión documental.
El impacto ambiental del uso del papel es una preocupación creciente cada año por sus efectos negativos que atenta potencialmente contra la vida humana. La producción de papel consume una cantidad considerable de recursos naturales: se estima que cada tonelada de papel requiere aproximadamente 24 árboles y 100,000 litros de agua. Además, el papel representa el 26% de los residuos sólidos urbanos a nivel mundial, según datos de la Agencia de Protección Ambiental (EPA).
La digitalización brinda una alternativa sostenible: la reducción del uso de papel permite a las empresas disminuir su huella de carbono. Por ejemplo, una organización que digitaliza el 50% de sus procesos basados en papel puede ahorrar hasta 1.5 toneladas de emisiones de CO2 al año, contribuyendo así a la conservación del medio ambiente. En ese sentido, DocuClass se presenta como una solución que optimiza procesos y concede una postura proactiva hacia la sostenibilidad.
El papel, aunque tangible, es altamente vulnerable, debido a que los documentos se pueden perder, deteriorar o extraviar con facilidad. Según estudios, el 7% de los documentos físicos se pierden anualmente, generando consecuencias legales y financieras para las empresas.
En contraste, la digitalización ofrece niveles superiores de seguridad. Las plataformas como DocuClass incluyen medidas avanzadas como encriptación, acceso restringido basado en roles y copias de seguridad automáticas, minimizando así el riesgo de pérdida o acceso no autorizado.
El costo de mantener procesos basados en papel puede ser significativo, porque no solo implica la compra de papel, impresoras y tinta, sino también costos asociados al almacenamiento y mantenimiento de archivos físicos. Según Gartner, una empresa promedio gasta entre el 1% y el 3% de sus ingresos en gestión documental física.
En el caso de DocuClass, aquí tenemos un caso real peruano: En un escenario típico de manejo de 2,000 facturas mensuales en Perú, hemos registrado un retorno sobre la inversión (ROI) promedio del 136%, con un valor beneficio neto en el primer año de S/50,000 y ahorro en el costo de espera promedio de S/16,000 mensuales. Este costo refleja el gasto que enfrenta una empresa al no automatizar sus procesos.
Por último, podemos concluir que la digitalización no solo es una alternativa al uso del papel, sino una necesidad para empresas que buscan ser competitivas, sostenibles y seguras. Aunque existen riesgos asociados, como la dependencia tecnológica y el costo inicial de implementación, los beneficios superan ampliamente estas barreras.
DocuClass demuestra que la transición hacia lo digital es posible, rentable y beneficiosa para las organizaciones y el medio ambiente. La clave está en elegir herramientas que no solo digitalicen documentos, sino que optimicen procesos y garanticen la seguridad de la información. Al apostar por la digitalización, las empresas están invirtiendo en un futuro más eficiente, sostenible y preparado para los desafíos de la era digital.
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